Seit dem Ende der roten und orangen Einzahlungsscheine ist die QR-Rechnung in der Schweiz der Standard für Zahlungsaufforderungen. Wer als Selbstständige oder KMU Rechnungen stellt, kommt an ihr nicht vorbei. Eine korrekte QR-Rechnung sorgt dafür, dass Ihre Kundschaft schnell und fehlerfrei bezahlen kann und dass Zahlungen automatisch den richtigen Rechnungen zugeordnet werden. Dieser Ratgeber erklärt, wie die QR-Rechnung aufgebaut ist, welche Angaben auf eine Rechnung gehören, wie Sie QR-Rechnungen erstellen und welche Neuerungen gelten.
Inhaltsverzeichnis
- Was ist die QR-Rechnung?
- Aufbau der QR-Rechnung
- IBAN, QR-IBAN und Referenzen
- Was auf jede Rechnung gehört
- QR-Rechnungen erstellen: Die Möglichkeiten
- Praxisbeispiel: Schreinerin Mia stellt ihre erste Rechnung
- Neuerungen und strukturierte Adressen
- Zahlungsfristen und Mahnwesen
- eBill
- Tipps für die Rechnungsvorlage
- Häufige Fehler
- Fazit
- FAQ
Was ist die QR-Rechnung?
Die QR-Rechnung wurde 2020 eingeführt und hat die früheren Einzahlungsscheine abgelöst, die seit Herbst 2022 nicht mehr verwendet werden können. Sie besteht aus einem Zahlteil mit einem Swiss QR Code, der alle Zahlungsinformationen enthält, sowie einem Empfangsschein. Kundinnen und Kunden scannen den Code mit der Banking-App oder einem Lesegerät, wodurch Empfänger, Betrag und Referenz automatisch übernommen werden. Das reduziert Tippfehler und beschleunigt die Zahlung. Die QR-Rechnung kann auf Papier oder als PDF verschickt werden.
Aufbau der QR-Rechnung
Der Zahlteil hat ein standardisiertes Format im Grössenformat A6 und befindet sich in der Regel am unteren Rand der Rechnung. Er enthält den Swiss QR Code mit Schweizerkreuz in der Mitte sowie die wichtigsten Angaben in Klartext. Links daneben befindet sich der Empfangsschein. Bei Papierrechnungen muss der Zahlteil perforiert oder mit einer Schnittlinie versehen sein, bei PDF-Rechnungen genügt eine Trennlinie.
| Element | Inhalt |
|---|---|
| Konto / Zahlbar an | IBAN oder QR-IBAN, Name und Adresse des Zahlungsempfängers |
| Referenz | QR-Referenz, Creditor Reference oder keine Referenz |
| Zusätzliche Informationen | z. B. Rechnungsnummer oder Mitteilung |
| Zahlbar durch | Name und Adresse des Zahlungspflichtigen (optional) |
| Währung und Betrag | CHF oder EUR, Betrag (kann auch leer bleiben) |
| Swiss QR Code | maschinenlesbare Zahlungsinformationen |
IBAN, QR-IBAN und Referenzen
Für QR-Rechnungen gibt es zwei Varianten. Mit der normalen IBAN Ihres Kontos können Sie QR-Rechnungen ohne Referenz oder mit einer internationalen Creditor Reference (SCOR) erstellen. Das genügt für viele Selbstständige mit wenigen Rechnungen. Mit einer QR-IBAN, die Sie bei Ihrer Bank beantragen, verwenden Sie zusätzlich eine 27-stellige QR-Referenz. Diese Referenz wird bei jeder Zahlung mitgeliefert und ermöglicht es der Buchhaltungssoftware, Zahlungseingänge automatisch der richtigen Rechnung zuzuordnen. Für Unternehmen mit vielen Rechnungen ist die QR-IBAN deshalb sehr empfehlenswert.
Was auf jede Rechnung gehört
Neben dem Zahlteil sollte eine Rechnung folgende Angaben enthalten:
- Name und Adresse Ihres Unternehmens, bei MWST-Pflicht mit MWST-Nummer (UID mit Zusatz MWST)
- Name und Adresse des Kunden
- Rechnungsnummer und Rechnungsdatum
- Datum oder Zeitraum der Leistung
- Beschreibung der Leistung mit Menge und Preis
- Gesamtbetrag und gegebenenfalls Mehrwertsteuersatz und -betrag
- Zahlungsfrist und Zahlungsbedingungen
Für MWST-pflichtige Unternehmen sind einige dieser Angaben gesetzlich vorgeschrieben, damit die Kundschaft die Vorsteuer abziehen kann. Mehr dazu im Artikel MWST-Pflicht.
QR-Rechnungen erstellen: Die Möglichkeiten
| Lösung | Vorteile | Geeignet für |
|---|---|---|
| Buchhaltungs- und Rechnungssoftware | automatische QR-Rechnung, Referenzen, Zahlungsabgleich, Mahnwesen | Selbstständige und KMU mit regelmässigen Rechnungen |
| E-Banking-Funktionen der Bank | einfacher Einstieg, oft kostenlos | gelegentliche Rechnungen |
| Online-Generatoren | schnell, ohne Installation | einzelne Rechnungen |
| Vorlagen für Office-Programme | vertraute Umgebung | sehr wenige Rechnungen |
Für Selbstständige mit regelmässigen Rechnungen lohnt sich eine Software, die Offerten, Rechnungen, QR-Codes, Zahlungsabgleich und Mahnungen kombiniert. Mehr dazu im Artikel Buchhaltungssoftware. Achten Sie bei Online-Generatoren auf Datenschutz und Seriosität, da Sie dort Kontodaten eingeben.
Praxisbeispiel: Schreinerin Mia stellt ihre erste Rechnung
Mia hat sich als Schreinerin in Thun selbstständig gemacht. Sie ist noch nicht MWST-pflichtig. Für einen Einbauschrank stellt sie ihre erste Rechnung.
| Position | Betrag (CHF) |
|---|---|
| Material | 1’850.00 |
| Arbeit 24 Stunden à CHF 85 | 2’040.00 |
| Montage und Anfahrt | 210.00 |
| Total | 4’100.00 |
Mia verwendet eine Rechnungssoftware und hat bei ihrer Bank eine QR-IBAN beantragt. Die Software erzeugt automatisch eine QR-Referenz und den Zahlteil. Die Rechnung verschickt sie als PDF per E-Mail mit einer Zahlungsfrist von 30 Tagen. Als die Zahlung eingeht, ordnet die Software sie dank der QR-Referenz automatisch der richtigen Rechnung zu. Weil Mia noch nicht MWST-pflichtig ist, weist sie keine Mehrwertsteuer aus.
Neuerungen und strukturierte Adressen
Die Schweizer Finanzbranche entwickelt den QR-Rechnungsstandard laufend weiter. Eine wichtige Änderung betrifft die Adressen: Kombinierte Adressfelder, bei denen Strasse und Ort frei in zwei Zeilen geschrieben wurden, werden schrittweise nicht mehr akzeptiert. Stattdessen sind strukturierte Adressen mit separaten Feldern für Strasse, Hausnummer, Postleitzahl und Ort erforderlich. Prüfen Sie, ob Ihre Software oder Ihre Vorlagen diese Vorgabe erfüllen, und aktualisieren Sie sie bei Bedarf. Informationen zum aktuellen Stand veröffentlicht SIX auf der offiziellen Website zum Zahlungsverkehr.
Zahlungsfristen und Mahnwesen
Üblich sind in der Schweiz Zahlungsfristen von 10 bis 30 Tagen. Wird eine Rechnung nicht fristgerecht bezahlt, folgen meist eine freundliche Zahlungserinnerung und danach eine oder zwei Mahnungen. Ab Verzug kann gesetzlich ein Verzugszins von 5 Prozent verlangt werden. Mahngebühren dürfen nur verrechnet werden, wenn sie vorher vereinbart wurden, etwa in den allgemeinen Geschäftsbedingungen. Bleibt die Zahlung aus, können Sie die Forderung über das Betreibungsamt geltend machen. Ein gutes Mahnwesen schützt Ihre Liquidität. Mehr zum Liquiditätsmanagement im Artikel Geschäftskonto.
eBill: Rechnungen direkt ins E-Banking
Neben der QR-Rechnung als PDF oder auf Papier gewinnt eBill an Bedeutung. Mit eBill landet die Rechnung direkt im E-Banking der Kundin oder des Kunden, wo sie mit wenigen Klicks geprüft und freigegeben werden kann. Millionen Personen in der Schweiz nutzen eBill bereits. Für Rechnungssteller bedeutet das weniger Papier, schnellere Zahlungen und weniger vergessene Rechnungen. Um eBill anbieten zu können, müssen Sie sich als Rechnungssteller registrieren, meist über Ihre Bank oder einen Dienstleister. Viele Buchhaltungsprogramme bieten eine direkte eBill-Anbindung an, teilweise gegen eine Gebühr pro Rechnung.
Für Unternehmen mit wiederkehrenden Rechnungen an Privatkunden, etwa Vereine, Vermieter oder Abo-Anbieter, ist eBill besonders interessant. Für Geschäftskunden und die öffentliche Hand werden dagegen häufig elektronische Rechnungen über spezialisierte Netzwerke verlangt, die direkt in die Buchhaltungssysteme der Empfänger eingelesen werden. Die Bundesverwaltung beispielsweise verlangt von Lieferanten ab einem bestimmten Auftragswert elektronische Rechnungen. Erkundigen Sie sich bei grösseren Kunden nach deren Anforderungen.
Tipps für eine professionelle Rechnungsvorlage
Eine Rechnung ist auch eine Visitenkarte. Verwenden Sie eine klare, übersichtliche Gestaltung mit Ihrem Logo, eindeutigen Positionsbezeichnungen und einer gut lesbaren Summe. Nummerieren Sie Rechnungen fortlaufend und ohne Lücken, das erleichtert die Buchhaltung und schafft Vertrauen bei Prüfungen. Verweisen Sie bei Projekten auf die Offerte oder Bestellnummer des Kunden, damit die Rechnung intern schnell zugeordnet werden kann. Nennen Sie bei Dienstleistungen nach Aufwand die geleisteten Stunden und die Tätigkeiten, um Rückfragen zu vermeiden. Und versenden Sie die Rechnung möglichst zeitnah nach der Leistung – je schneller die Rechnung kommt, desto schneller wird in der Regel bezahlt.
Teilzahlungen, Akonto und Vorauszahlungen
Bei grösseren Projekten lohnt es sich, nicht erst am Schluss eine Rechnung zu stellen. Vereinbaren Sie in der Offerte eine Anzahlung bei Auftragserteilung, Zwischenrechnungen nach Projektphasen und eine Schlussrechnung nach Abnahme. Das schützt Ihre Liquidität und reduziert das Risiko, bei einem Zahlungsausfall auf hohen Kosten sitzen zu bleiben. Für Akontorechnungen können Sie ebenfalls QR-Rechnungen verwenden. Halten Sie in der Schlussrechnung fest, welche Beträge bereits bezahlt wurden, damit die Restforderung klar ersichtlich ist.
Bei Neukunden oder Kunden mit unklarer Zahlungsmoral kann zudem ein Auszug aus dem Betreibungsregister Aufschluss geben. Viele Unternehmen verlangen bei Neukunden ab einem bestimmten Auftragswert grundsätzlich eine Vorauszahlung. So vermeiden Sie Ausfälle, bevor sie entstehen.
Eine klare Regelung in den Geschäftsbedingungen schafft dabei für beide Seiten Transparenz und Sicherheit.
Kommunizieren Sie diese früh.
Häufige Fehler
- QR-IBAN mit falscher Referenz kombinieren: Die QR-IBAN braucht zwingend eine QR-Referenz.
- Veraltete Adressformate: Strukturierte Adressen verwenden.
- Zahlteil falsch formatiert: Grösse, Schrift und Position sind vorgegeben.
- MWST-Angaben fehlen: Für MWST-pflichtige Unternehmen Pflicht.
- Keine Rechnungsnummer: Erschwert Zuordnung und Buchhaltung.
- Mahnungen zu spät: Je länger offen, desto schwieriger der Einzug.
Fazit
Die QR-Rechnung ist der Standard für Rechnungen in der Schweiz. Mit einer QR-IBAN und QR-Referenz werden Zahlungen automatisch zugeordnet, was Zeit spart. Eine korrekte Rechnung enthält neben dem Zahlteil alle wichtigen Angaben zu Leistung, Betrag und Frist, bei MWST-Pflicht zusätzlich die Steuerangaben. Nutzen Sie eine Rechnungssoftware, achten Sie auf strukturierte Adressen und pflegen Sie ein konsequentes Mahnwesen.
Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Finanz-, Steuer- oder Rechtsberatung.
FAQ: QR-Rechnung
Was ist der Unterschied zwischen IBAN und QR-IBAN?
Mit der normalen IBAN erstellen Sie QR-Rechnungen ohne oder mit internationaler Referenz. Die QR-IBAN wird zusammen mit einer 27-stelligen QR-Referenz verwendet und ermöglicht den automatischen Zahlungsabgleich.
Wie erstelle ich eine QR-Rechnung?
Am einfachsten mit einer Rechnungs- oder Buchhaltungssoftware, über Funktionen Ihrer Bank oder mit einem seriösen Online-Generator.
Kann ich QR-Rechnungen per E-Mail verschicken?
Ja, als PDF. Der Zahlteil muss dabei mit einer Trennlinie gekennzeichnet sein.
Muss ich als Selbstständiger eine QR-IBAN haben?
Nein. Mit der normalen IBAN können Sie ebenfalls QR-Rechnungen erstellen. Bei vielen Rechnungen erleichtert die QR-IBAN aber die Buchhaltung.
Was ist eine strukturierte Adresse?
Eine Adresse mit separaten Feldern für Strasse, Hausnummer, Postleitzahl und Ort. Sie ersetzt die frühere kombinierte Adressangabe.
Darf ich Mahngebühren verlangen?
Nur wenn sie vorgängig vereinbart wurden. Ab Verzug ist jedoch gesetzlich ein Verzugszins von 5 Prozent möglich.
Quellen, Stand: November 2026
- einfach-zahlen.ch – Offizielle Informationen zur QR-Rechnung
- SIX – Standards Zahlungsverkehr
- KMU-Portal – Rechnungsstellung
Redaktion Stutz Magazin – Unsere Redaktion recherchiert Finanzthemen für die Schweiz auf Basis offizieller Quellen wie ESTV, BSV, FINMA und SNB. Unsere Redaktionsrichtlinien
